現(xiàn)在正是大學(xué)畢業(yè)生完成畢業(yè)設(shè)計、撰寫畢業(yè)論文的時候,大家往往要苦熬一個多月才能完成自己的畢業(yè)論文,F(xiàn)在大家主要都是用Microsoft Word來編輯論文(不論各位用哪個版本,基本功能都是一致的,以下簡稱Word)。如果不能充分Word的一些強(qiáng)大功能,大家在撰寫和編輯較長篇幅的科技論文的時候,可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓(xùn)總結(jié)一下,以求拋磚引玉。
一篇論文應(yīng)該包括兩個層次的含義:內(nèi)容與表現(xiàn),內(nèi)容是指文章作者用來表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等,表現(xiàn)則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn),例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn);而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn),例如一個期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。
筆者認(rèn)為,論文“表現(xiàn)”的編輯,是一個非常費時費力的工作。如果在寫論文之前,做了各方面的準(zhǔn)備,并按照一定的規(guī)律來編寫和排列,會起到事半功倍的效果醫(yī)學(xué)全在.線網(wǎng)站提供;否則,會給你帶來無窮無盡的痛苦。筆者根據(jù)自己寫碩士論文的體驗,向各位提供如下建議,供大家參考。
1、用好樣式
編寫論文,一定要使用樣式,除了Word原先所提供的標(biāo)題、正文等樣式外,還可以自定義樣式。 如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設(shè)定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的話,最好就定義一個樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式,這樣做能大大減少工作量和出錯機(jī)會。如果要對排版格式(文檔表現(xiàn))做調(diào)整,只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由 Word 自動生成各種目錄和索引。
一般情況下,不論撰寫學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文,相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機(jī)構(gòu)都會根據(jù)其具體要求,給論文撰寫者一個清楚的格式要求。比如,要求宋體、小四,行間距17磅等等。這樣,論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對樣式進(jìn)行一番設(shè)定,這樣就會很方便的編寫論文了。
如筆者用Microsoft Office Word 2003進(jìn)行樣式設(shè)計如下
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2、使用交叉引用設(shè)置編號
一定不要自己敲編號,推薦使用交叉引用,否則手動輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標(biāo)題的編號可以通過設(shè)置標(biāo)題樣式來實現(xiàn),表格和圖形的編號通過設(shè)置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時,不要自己敲編號,應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后,當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時,所有的編號和引用都將自動更新,無需人力維護(hù)。并且可以自動生成圖、表目錄。
3、對齊
一定不要用手動敲空格來達(dá)到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格,中文文檔沒有空格。所有的對齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對齊方式和段落的縮進(jìn)等來進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)自己手動打了空格,一定要謹(jǐn)慎,想想是否可以通過其他方法來避免。同理,一定不要通過敲回車來調(diào)整段落的間距。
4、繪圖技巧
論文中會用到很多圖表,筆者強(qiáng)烈建議論文撰寫者分清論文中的圖形和表格,表格可以使用Word提供的工具進(jìn)行編寫,很簡單,這里就不再贅述了。框圖和流程圖的編輯,筆者強(qiáng)烈建議使用Office 2003中綁定的Microsoft Office Visio Professional 2003畫。如果不能忍受Visio對象復(fù)制到Word的速度,還可以試試SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio難,速度卻快多了。
5、編輯數(shù)學(xué)公式
在論文中編輯數(shù)學(xué)公式,個人建議使用MathType5.0,其實Word集成的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType后,Word會增加一個菜單項,其功能一目了然。推薦使用 MathType 的自動編號和引用功能,這樣首先有良好的對齊效果,還可以自動更新編號。Word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了,很不美觀,這部分可以通過固定行距來修正。但是要提醒論文撰寫者,如果你計算機(jī)上安裝了MathType5.0后,撰寫公式的速度非?,占用少量的CPU。但是,當(dāng)你準(zhǔn)備打印論文的時候,要記得找個按照了MathType5.0的計算機(jī)打印,不然,我們的公式就“不翼而飛”了。
6、參考文獻(xiàn)的編輯和管理
如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻(xiàn),就已經(jīng)太遲了,但總比論文寫到參考文獻(xiàn)那一頁時才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時就整理參考文獻(xiàn)的習(xí)慣。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的,而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻(xiàn)的功能,用插入尾注的方法也很不地道。
我建議使用Reference Manager,它與Word集成得非常好,提供即寫即引用(Cite while you write,簡稱Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息醫(yī)學(xué)全在.線m.payment-defi.com,如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻(xiàn)的的方插入標(biāo)記,它會為你生成非常美觀和專業(yè)的參考文獻(xiàn)列表,并且對參考文獻(xiàn)的引用編號也是自動生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范,減少出錯機(jī)會外,更可以避免正文中對參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列表之間的不匹配。并且從長遠(yuǎn)來說,本次輸入的參考文獻(xiàn)信息可以在今后重復(fù)利用,從而一勞永逸。
7、使用分節(jié)符
如果希望在一篇文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式,可以插入分節(jié)符,并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。
上述七點都是關(guān)于排版的建議,還是要強(qiáng)調(diào)一遍,作者關(guān)心的重點是文章的內(nèi)容,文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無關(guān)的繁瑣的排版工作,一定要停下來學(xué)一下Word的幫助,因為Word 早已提供了足夠強(qiáng)大的功能。
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8、使用子文檔
學(xué)位論文至少要幾十頁,且包括大量的圖片、公式、表格,比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個文件里,打開、保存、關(guān)閉都需要很長的時間,且不保險。
建議論文的每一章保存到一個子文檔,而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個文件小了,編輯速度快,而且就算文檔損壞,也只有一章的損失,不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔,從主控文檔中創(chuàng)建子文檔,個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。
9、及時保存、多做備份
設(shè)置自動保存,還有一有空就Ctrl+S。
不但Word不可靠,Windows也不可靠,每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能,將一個文檔的各個版本保存到一個文件里,并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了,而且一個文件損壞后所有的版本都沒了,個人感覺不實用。還是多處備份吧。另外提醒一下,插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則,哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉,哭都來不及了。
10、大綱視圖與文檔結(jié)構(gòu)圖
使用大綱視圖寫文章的提綱,調(diào)整章節(jié)順序比較方便。
使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便地定位章節(jié)。
有人說,碩士寫畢業(yè)論文就像干一個月苦力搬運工一樣,累死累活,寫不了多少東西;博士寫畢業(yè)論文就像生孩子,挑燈夜戰(zhàn)也得一個春秋。上面的建議并不全面,但相信比較管用,希望各位論文撰寫者能從中有所收獲。如果還有疑問,自己花些時間研究一下Word的幫助,相信會有事半功倍的效果。
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